Automação de processos no RH: o melhor caminho para eficiência operacional?
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9 de outubro de 2020 | 7 min de leitura
Produtividade

Automação de processos no RH: o melhor caminho para eficiência operacional?

A automação de processos é essencial para várias áreas das empresas, inclusive o RH. Muita gente ainda relaciona os profissionais de recursos humanos apenas a ações manuais, burocráticas e repetitivas, mas hoje eles já têm um papel muito mais estratégico dentro das organizações.

Pare e pense em como funcionava o recrutamento antigamente: sem a internet, a divulgação de vagas era feita no jornal (ou algum outro veículo impresso) e as pessoas faziam filas e filas para se candidatarem. Hoje, na maioria dos casos o processo já mudou bastante, não é mesmo? E as mudanças proporcionadas pela tecnologia também afetaram as responsabilidades e funções do RH das empresas.

Se antes eles eram responsáveis apenas pela contração, remuneração e desligamento de colaboradores, agora vão muito além. O RH também é responsável pelo onboarding, treinamentos, clima organizacional, disseminação da cultura, ciclos de feedbacks e por aí vai. Muitos desses fatores impactam no dia a dia de trabalho na empresa, por isso precisam de bastante atenção.

As funções burocráticas não deixarão de ser responsabilidade do RH, mas para que esses profissionais possam se concentrar em tarefas estratégicas como as citadas acima, precisam otimizar tudo o que é manual e repetitivo. Para isso, existe a automação de processos, que facilita tudo o que não deveria ocupar muito tempo do RH.

Este artigo é o lugar certo para você que deseja aprender mais sobre esse assunto e entender como a automação pode ser benéfica para o RH da sua empresa. Vamos lá?

O que é a automação de processos?

A automação de processos do RH se trata da tecnologia como aliada do ser humano para que algumas tarefas sejam executadas automaticamente, ou seja, por meio de softwares, inteligência artificial e por aí vai. Vale pontuar que essa automação existe para cuidar da parte operacional e com baixo valor agregado, portanto, o profissional humano não será substituído pela tecnologia.

A aceleração de tendências, como o uso mais expressivo da tecnologia no dia a dia, foi alvo de várias pesquisas durante a pandemia. A consultoria Mercer, que atua nas áreas de recursos humanos, saúde e benefícios, previdência e investimento, conduziu uma pesquisa com mais de 130 executivos.

Entre os resultados, podemos citar que 72% dos entrevistados afirmam que a COVID-19 foi a razão das transformações que aconteceram na organização. Para completar, 40% afirmaram que as empresas foram provocadas a adotar uma transformação digital nesse contexto de pandemia.

O RH, por sua vez, não fica para trás, sendo o quarto departamento mais impactado pelas mudanças. Só vem depois das áreas de tecnologia, administração e comercial. Entre os temas mais urgentes na pauta do RH, estão: aumento da comunicação, automatização de processos e redesenho dos mesmos para serem virtuais. Viu só como automação está no radar de todos? Se ainda não está no seu, isso deve mudar a partir de agora.

RH estratégico X RH tradicional

O RH tradicional, de anos atrás, era tinha olhar e postura pouco estratégicos para a empresa como um todo. Como citado anteriormente, antigamente as funções dessa área eram muito limitadas a contratação, leis trabalhistas, desligamentos e remunerações. E nem tinha muito como ser de outra maneira, pois todos esses processos já exigem bastante tempo e dedicação.

Com a evolução tecnológica, agora o ser humano pode contar com diversas ferramentas que são capazes de otimizar processos, tornando o dia a dia mais eficiente. Dessa forma, os profissionais focam nas questões estratégicas, além de dedicarem mais tempo a outras funções que surgiram nos últimos anos: desenvolvimento e treinamentos, clima e cultura organizacional e ciclos de feedbacks.

Quais são os benefícios da automação de processos no RH?

A automação de processos no RH traz inúmeros benefícios para a rotina dos profissionais dessa área, que ficam menos sobrecarregados com ações manuais e puramente burocráticas. Confira, em seguida, alguns dos principais benefícios!

Otimização de tempo

Muito citada ao longo deste artigo, a otimização de tempo é muito desejada pelo RH, que tem tantas funções importantes para desempenhar. Quanto mais rápido são executados os processos-padrão, mais tempo sobre para se dedicar às questões estratégicas.

Visto que a automação de processos tira das mãos do ser humano tudo o que pode levar muito tempo por ser manual e burocrático, esses profissionais conseguem dedicar mais tempo a outras funções.

Vale pontuar que essa otimização pode ser feita em diversos tipos de tarefas, como dados sobre colaboradores e armazenamento de documentos.

Facilidade para analisar dados

A tecnologia também está aí para nos ajudar a analisar dados com maior facilidade. Por que isso é importante para o RH? Para fazer diagnósticos e tomar decisões mais certeiras; garantir a segurança na organização e armazenamento de dados; reduzir custos a longo prazo etc.

Aumento da produtividade

Não há dúvidas de que a automação de processos é uma ótima maneira de otimizar tempo e, consequentemente, aumentar a produtividade dos profissionais do RH.

Tarefas manuais e repetitivas estão mais propensas a sofrerem com erros humanos. No entanto, o uso de um software para auxiliar nesses tipos de ações ajuda a diminuir erros e, portanto, impacta a produtividade do funcionário.

Além disso, as tarefas manuais acabam tomando muito tempo de um profissional. Imagine, por exemplo, o tempo que um ser humano leva para fazer uma triagem de currículos. A automação desse processo permite que ele seja realizado em poucos minutos e a pessoa possa se concentrar em outras tarefas que exigem a presença humana.

Menores chances de erros

Como já citado anteriormente, a tecnologia também é responsável por diminuir erros que são facilmente cometidos pelos seres humanos. O trabalho manual e repetitivo faz com que detalhes e equívocos passem despercebidos, enquanto a tecnologia conta com sistemas criados para evitar falhas.

Foco na atividade-fim

Diante de tantas tarefas que precisam ser executadas diariamente, manter o foco é um grande desafio. A burocracia acaba ocupando boa parte do tempo de trabalho dos profissionais do RH, portanto, a automação de processos é muito útil nessas horas.

Os processos manuais e repetitivos são realizados com auxílio da tecnologia e pouca interferência humana para que os líderes possam focar nas questões mais estratégicas.

Quais rotinas do RH podem (e devem) ser automatizadas?

Você sabe quais tarefas podem ser automatizadas no dia a dia do RH para que os processos sejam mais eficazes? Agora é a hora de descobrir!

Contratações

Um dos grandes desafios do RH é promover processos seletivos eficazes que sejam capazes de atrair e selecionar profissionais de acordo com as necessidades da empresa. Uma má contratação pode resultar em baixo desempenho e, em casos piores, em turnover. Tudo isso afeta a balança financeira da empresa.

Por isso, contar com a automação de processos no recrutamento é essencial para atingir melhores resultados. A tecnologia é uma ferramenta imprescindível para evitar falhas humanas e selecionar os candidatos com as competências necessárias para as posições em aberto.

A inteligência artificial, por exemplo, é uma ferramenta que facilita a tomada de decisões por meio de dados. Dessa forma, o RH pode fazer triagem de currículos e aplicar testes online com muito mais eficácia, eliminando suposições e se baseando em dados.

Desligamentos

Assim como as contratações se beneficiam da automação de processos, os desligamentos também podem colher os frutos. Por ser um processo burocrático, denso e repetitivo, acaba tomando muito tempo do profissional responsável. Sem contar que qualquer erro pode ocasionar prejuízos altos para a empresa.

Ao automatizar esse processo, você garante que as comunicações e procedimentos necessários sejam padronizados e de acordo com as leis trabalhistas. As ferramentas certas garantirão a agilidade e praticidade necessárias.

Pedidos de férias

Você talvez nunca tenha parado para pensar em como os pedidos de férias exigem um bom tempo quando são realizados manualmente. Automatizar esse processo é o melhor caminho para otimizar tempo e garantir uma boa experiência para o funcionário.

Folha de pagamento

Outra questão muito rotineira no dia a dia do RH é a folha de pagamento. Leva tempo e, portanto, se beneficia bastante da automação, pois reduz a possibilidade de erros e ajuda a área a cumprir os prazos e prestar as contas necessárias.

Comunicação interna

Sabia que a comunicação interna também pode ser impactada positivamente pela automação de processos? Por meio das ferramentas certas é possível criar, distribuir e acompanhar os comunicados realizados aos colaboradores da empresa.

Além disso, elimina-se de uma vez por todas os processos com papéis, o que é bom para a balança financeira da empresa e para o meio ambiente.

Ah, outro ponto interessante é que, dessa forma, até a disseminação da cultura organizacional sai ganhando!

Arquivamento de dados

Visto que o dia a dia do RH conta com inúmeros processos que precisam ser bem documentados, usar boas ferramentas de automação para maior organização nesse armazenamento é essencial. Além disso, elas também facilitam a localização dos dados quando necessário, garantindo que esteja tudo centralizado.

Análise de dados dos colaboradores

Já ouviu falar em People Analytics? Trata-se da coleta de dados sobre os funcionários de uma empresa que permite uma análise do perfil comportamental das pessoas. Essa é uma maneira muito eficaz de formar times com alto desempenho.

Como realizar a automação de processos no RH?

Por fim, vale entender, de forma geral, como implementar a automação de processos no RH da sua empresa. Afinal, por onde começar para realizar essas mudanças da melhor maneira possível?

1. Entenda as necessidades do seu negócio

Para começo de conversa, é preciso fazer um exercício para entender quais são os desafios e necessidades da sua empresa hoje. Não é preciso sair automatizando tudo de uma vez. Portanto, vale fazer uma escala de priorização, entendendo o que é mais urgente e o que é menos urgente.

A dica é fazer um levantamento das principais necessidades e mapear os processos para entender quais podem se beneficiar mais da automatização. Nesse mapeamento, é necessário identificar os gargalos, ou seja, onde as pessoas ainda perdem muito tempo com as tarefas manuais.

2. Busque uma empresa com soluções adequadas

Feito esse mapeamento, chega a hora de buscar ajuda. A implementação da automação de processos deve ser feita com uma empresa que ofereça boas soluções e seja bem recomendada no mercado.

3. Treine os colaboradores

Só depois disso que chega a hora de treinar os colaboradores, assim, os que estarão envolvidos no processo entenderão como utilizar as novas ferramentas. Lembre-se: para que a solução seja aproveitada ao máximo é necessário que seus responsáveis entendam como utilizar para seu benefício próprio essas automações.

Além disso, quando a automação interfere diretamente nas responsabilidades diárias dos funcionários, eles precisam ser bem instruídos em relação às suas novas funções.

4. Monitore os processos

É importante se lembrar também de que as automações de processo precisam ser monitoradas, afinal, com o passar do tempo podem precisar de mudanças e ajustes. É necessário ficar de olho para garantir que os resultados estão conforme o esperado.

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Por Bruna Cosenza

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