Comunicação interna: o que é e seus benefícios
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20 de julho de 2020 | 9 min de leitura
Ambiente de Trabalho

Comunicação interna: o que é e seus benefícios

Um dos maiores erros cometidos pelas empresas é focarem apenas no público externo, ou seja, seus clientes, e se esquecerem de que também existe um público interno. O público interno nada mais é do que o time de colaboradores de uma organização e a comunicação interna é muito importante para eles.

Imagine que apesar de muito competentes, seus funcionários se sentem desmotivados e desinformados. Eles vivem com a constante sensação de que não sabem para onde a empresa está indo e em que as outras áreas estão trabalhando. Aquela ideia de que “todos estão juntos no mesmo barco” não existe!

A boa notícia é que a comunicação interna tem o poder de minimizar estes problemas. Se você ficou curioso para entender melhor como esta ferramenta pode ser útil no dia a dia da sua empresa, continue a leitura do artigo até o final!

Você entenderá o que é comunicação interna, seus benefícios e também terá acesso a algumas dicas para começar a implementá-la de maneira eficaz na sua organização!

O que é comunicação interna?

Vamos começar conhecendo de verdade o conceito de comunicação interna. Trata-se de uma área da empresa que tem seus esforços focados para uma comunicação voltada aos colaboradores.

Isso quer dizer que a comunicação interna é responsável por compartilhar informações relevantes para os funcionários de uma organização. Ah, e é importante ressaltar que esta comunicação pode ocorrer tanto de maneira vertical como horizontal.

Caso você esteja se perguntando quais tipos de informações são propagadas, é possível afirmar que elas vão desde mensagens mais amplas até mais específicas, por exemplo:

  • Missão, visão e valores da empresa;
  • Metas e objetivos da organização;
  • Alinhamento de cultura e feedbacks;
  • Alinhamento de projetos e eventos.

Portanto, a comunicação interna fica responsável por disseminar informações importantes sobre o que está acontecendo na empresa e, dessa forma, manter os colaboradores alinhados. Afinal, é assim que “todos estão juntos no mesmo barco”!

Vale pontuar também que a comunicação interna sempre vai existir dentro de uma empresa, no entanto, quando ela não é organizada e planejada não será realmente eficaz.

Isso porque informações estão sempre circulando entre os colaboradores, mas quando essa comunicação não é gerenciada não é possível colher os verdadeiros benefícios.

Quais são os impactos de uma comunicação interna eficaz?

Os benefícios de uma estratégia de comunicação interna eficaz são muitos. Isso porque colaboradores bem alinhados e informados resultam em impactos positivos para a empresa como um todo.

Fique de olho, pois o maior erro que a sua organização pode estar cometendo hoje é não trabalhar a comunicação interna da maneira correta e, consequentemente, desmotivar seus funcionários!

Confira, em seguida, quais são os principais benefícios de uma boa comunicação interna!

Disseminação e alcance de informações relevantes

A primeira e mais óbvia vantagem da comunicação interna é a disseminação e o alcance de informações relevantes dentro da empresa. É uma maneira de garantir que, independentemente do nível hierárquico, todos os colaboradores saibam o que está acontecendo na organização e sejam impactados por mensagens realmente verdadeiras.

Alinhamento de objetivos e expectativas

Outro ponto muito importante que é consequência da comunicação interna é o alinhamento entre os funcionários. Dessa forma, todos têm maior clareza sobre os objetivos organizacionais e as metas, assim as expectativas são alinhadas.

Como consequência, todos os colaboradores passam a trabalhar com foco em uma mesma direção, pois sabem para onde a empresa está indo.

Em momentos de crise a comunicação interna pode ser muito importante também, pois contribui para que todos entendam claramente pelo o que a empresa está passando e como podem colaborar para que os objetivos sejam alcançados.

Motivação de funcionários

A partir do momento que os colaboradores se sentem informados em relação ao que acontece na empresa, eles também se sentem mais empolgados para trabalhar. Isso porque o sentimento de que fazem parte de um grande grupo e que são importantes ali é crucial para que se sintam motivados todos os dias.

Fortalecimento da cultura organizacional

Visto que um dos objetivos da comunicação interna é disseminar a missão e os valores da empresa, é claro que dessa forma a cultura organizacional também se fortalece. É importante que esses valores sejam transmitidos de diversas formas e em vários momentos para que as mensagens fiquem bem claras.

Como consequência, os colaboradores ficam ainda mais alinhados em relação à cultura e terão menos problemas em relação a comportamentos e falas considerados inadequados na empresa.

Melhora do clima organizacional

Assim como a cultura, o clima organizacional também sai ganhando quando uma estratégia de comunicação interna é bem implementada. Isso acontece porque os diferentes times da empresa são incentivados a se relacionarem e cooperarem entre si.

Aumento da produtividade

Além de elevar os níveis de motivação, uma comunicação interna clara e objetiva também é capaz de aumentar a produtividade dos colaboradores. É um processo natural, pois conforme eles se sentirem parte da organização e engajados com tudo o que acontece lá dentro, se sentirão mais empolgados para atingirem seus objetivos.

Além disso, quando as metas e objetivos da empresa como um todo são abertas para todos os times, as pessoas passam a ter maior clareza em relação à importância de suas funções e como podem contribuir.

Diminuição de boatos e intrigas

É muito comum que surjam boatos e fofocas no meio corporativo, que se não forem bem administrados, podem acabar gerando grandes conflitos. Normalmente isso acontece devido aos ruídos de comunicação e informações desencontradas entre os colaboradores.

Quando existe uma área de comunicação interna eficaz e transparente problemas como esse deixam de acontecer. Isso porque os comunicados passam a ser realizados para colocar todos os funcionários na mesma página, diminuindo a margem para fofocas e boatos.

É responsabilidade da área de comunicação interna que as informações sejam claras, objetivas e transparentes.

Redução do turnover

Lembre-se sempre de que quanto mais engajados, produtivos e motivados os seus colaboradores, maiores são as chances da rotatividade diminuir. Isso acontece porque os funcionários estarão mais satisfeitos com seus trabalhos.

A comunicação interna bem feita, portanto, ajuda a manter os profissionais mais tempo dentro de casa entregando um trabalho de valor e qualidade.

Qual a diferença entre comunicação interna e endomarketing?

Agora que você já entendeu o que é comunicação interna e os benefícios para a sua empresa, vale ter maior clareza sobre o que é endomarketing. Isso porque muita gente confunde estes dois conceitos!

Enquanto a comunicação interna diz respeito à disseminação de informações relevantes para colocar todos os funcionários na mesma página, o endomarketing se trata de uma estratégia de marketing institucional focada em ações internas na empresa.

Mas o que isso significa na prática? O foco do endomarketing é nos colaboradores, ou seja, são ações de marketing focadas em melhorar a imagem que os funcionários têm da organização na qual trabalham. E a comunicação interna eficaz é uma das estratégias de endomarketing que podem ser aplicadas na sua empresa.

No entanto, não se limita apenas à comunicação interna. Entre outras ações de endomarketing podemos citar:

  • Palestras e eventos;
  • Treinamentos;
  • Pesquisas de satisfação;
  • Benefícios corporativos;
  • Planos de carreiras sólidos;
  • Cursos e workshops.

E para entender realmente o que os seus colaboradores precisam é preciso conversar com eles. Por isso, o endomarketing se trata de uma junção de esforços entre a área de Recursos Humanos e o Marketing.

Juntos, estes profissionais devem fazer pesquisas, traçar objetivos e implementar estratégias de endomarketing que irão aproximar o colaborador da empresa. Como consequência, os níveis de satisfação, motivação e produtividade devem ser elevados significativamente.

Como implementar uma estratégia de comunicação interna?

É comum que muitas empresas deixem de lado a comunicação interna e não direcionem profissionais específicos para esta área. Dessa forma, a comunicação na empresa existe, mas não é eficaz, ou seja, não impacta positivamente o dia a dia dos colaboradores.

Ao ler este artigo você já deve ter se dado conta de que não construir uma estratégia de comunicação interna pode deixar a sua empresa para trás. Portanto, para te ajudar a iniciar este processo, confira as dicas que separamos para você!

1. Faça um diagnóstico do cenário atual

Comece analisando o que está indo bem e o que ainda não funciona dentro da organização quando o assunto é comunicação interna.

Para colher estas percepções, nada melhor do que falar com os próprios colaboradores. Crie um formulário de pesquisa e procure entender os pontos fortes e fracos da comunicação interna da empresa.

Para entender um pouco melhor o diagnóstico é preciso ter clareza sobre os cinco elementos da comunicação: emissor, canal, receptor, mensagem e resposta.

  • O emissor é quem transmite a mensagem;
  • O receptor é quem recebe a mensagem;
  • O canal é o meio pelo qual a mensagem é entregue;
  • A resposta é a ação gerada pela resposta;
  • A mensagem é a informação em si, que é transmitida.

Existem vários problemas que podem ser detectados durante o momento do diagnóstico e esta será a hora de se aprofundar nos detalhes para, posteriormente, entregar estratégias que atendam às necessidades. Entre os pontos fracos, podem ser identificados problemas com os funcionários, como:

  • Entender as mensagens comunicadas;
  • Receber as mensagens no momento adequado;
  • Entender as mensagens que são repassadas;
  • Responder às mensagens recebidas.

Como você pode perceber, existem vários problemas que podem ser detectados tanto no emissor, receptor, mensagem, canal ou na resposta. O diagnóstico deve levantar todos estes pontos e analisar o que precisa ser melhorado.

2. Defina os objetivos

Antes de determinar quais serão as estratégias implementadas, vale pensar nos objetivos da área de comunicação. É preciso refletir sobre o que se deseja alcançar com a comunicação interna para que se possa mensurar o sucesso das ações. Confira alguns exemplos de objetivos:

  • Elevar o nível de conhecimento sobre a cultura organizacional;
  • Diminuir o índice de turnover;
  • Diminuir a disseminação de fofocas e boatos.

Estes são apenas alguns exemplos, mas vale pensar cuidadosamente nos objetivos, pois as ações devem ser uma resposta direta a eles. Não adianta querer atingir 30 objetivos de uma vez também, ou seja, pense em uma estratégia de comunicação interna por etapas. Dessa forma você garante que irá alcançar os resultados esperados.

3. Elabore uma estratégia de ações

Agora que você já tem clareza sobre os pontos fortes e fracos do cenário atual e definiu os seus objetivos, chegou a hora de estruturar a estratégia. Este é o momento para definir a comunicação ideal da sua empresa.

Lembre-se de que além de definir as individualidades desta comunicação, ela deve ser clara, transparente e objetiva. Dessa maneira você evita ruídos e desentendimentos.

Além disso, neste momento de estratégia devem ser definidos:

  • Canais para disseminação de cada tipo de mensagem;
  • Linguagens adequadas para diferentes tipos de canais, mensagens e receptores;
  • Frequência da comunicação;
  • Maneiras de colher feedbacks e respostas.

Lembre-se também de que a sua estratégia deve sempre estar respondendo ao cenário atual e aos objetivos, caso contrário, você não chegará a lugar nenhum.

Já em relação aos meios, vale pontuar que existem diversas possibilidades. Portanto, estude os canais e entenda como cada um pode ser eficaz dependendo da mensagem a ser transmitida. Confira, abaixo, alguns dos canais mais utilizados!

Murais

Os murais são um canal de comunicação mais antigo, mas que ainda podem funcionar muito bem em algumas empresas. Nele, podem ser fixados textos e imagens com notícias e avisos para todos os colaboradores. Pode ser um bom meio para fazer comunicados simples e objetivos.

Jornais ou revistas impressos

Por mais que os impressos estejam perdendo relevância em diversos ambientes, ainda pode ser uma opção interessante para algumas empresas. Neste formato é possível criar uma comunicação mais densa e profunda, com foco em acontecimentos, conquistas, eventos e histórias que merecem ser compartilhados.

Email e Newsletter

O email é com certeza o queridinho de muitos profissionais de comunicação interna, pois é um canal muito utilizado pelos profissionais da empresa. É possível fazer comunicados mais breves ou um pouco mais longos. Uma dica é criar uma newsletter semanal ou quinzenal corporativa, em que os principais destaques da organização serão comunicados.

Redes sociais corporativas

Em ambientes jovens e tecnológicos o WhatsApp costuma ser muito utilizado por empresas, pois é um espaço mais informal no qual todos podem contribuir de alguma forma.

Outro benefício é que por meio deste canal a comunicação horizontal também ganha forças. Vale ressaltar, no entanto, que é um canal no qual devem ser realizados anúncios muito densos e pesados.

Aplicativos corporativos

Sabia que muitas empresas já utilizam aplicativos como um dos canais de comunicação interna? Há organizações que desenvolvem aplicativos específicos e personalizados pensados exclusivamente de acordo com as necessidades daquela realidade.

Apesar de muito interessantes por conseguir ajudar os colaboradores que trabalham fora do escritório ou que viajam muito, vale considerar se os funcionários da sua empresa achariam interessante utilizar este meio de comunicação. Afinal, nem todo mundo pode achar muito legal ter um aplicativo da empresa no seu celular.

Blog corporativo

Outra maneira interessante de manter seus colaboradores atualizados é por meio de um blog corporativo, ou seja, um site com diversos artigos sobre diferentes assuntos. Para lembrar os funcionários de lerem os comunicados por lá pode ser válido integrar o blog a algum outro canal, como por exemplo, a newsletter.

4. Mensure os resultados

Após implementar as ações estabelecidas na sua estratégia é preciso não se esquecer de mensurar os resultados. Isso porque de nada adianta colocar tudo em prática se você não tiver clareza do retorno das ações.

A mensuração é muitas vezes negligenciada e é aí que mora o erro, pois a área de comunicação interna fica no escuro, ou seja, não sabe o que está dando certo e o que precisa ser melhorado na estratégia.

Além disso, em empresas em que o time de comunicação interna ainda é novo e precisa demonstrar o valor do seu trabalho é muito importante a mensuração para comprovar os efeitos das estratégias aplicadas. Bom, mas e como fazer isso?

Cada empresa deve criar suas métricas próprias a partir dos objetivos traçados. O primeiro passo é definir os indicadores de performance, ou seja, os KPIs.

A partir dos KPIs, você deve definir metodologias eficazes e coerentes para a mensuração dos resultados. Por fim, não se esqueça também de que é importante apresentar os dados e resultados para times, gestores e demais profissionais que possam agregar com insights estratégicos.

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Comece agora mesmo a sua estratégia de comunicação interna

Agora você já está preparado para começar a planejar a sua estratégia de comunicação interna e alavancar os níveis de satisfação e produtividade dos seus colaboradores. E para completar, se quiser falar sobre saúde mental com seus funcionários, que tal conhecer o trabalho da Vittude Corporate?

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Por Bruna Cosenza

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