Onboarding digital: estratégias frente à crise pandêmica
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3 de fevereiro de 2021 | 7 min de leitura
Onboarding

Onboarding digital: estratégias frente à crise pandêmica

Uma tendência que ainda engatinhava, mas que ganhou muita força com a chegada inesperada de uma pandemia que mudou totalmente as relações de trabalho no meio corporativo. Estamos falando sobre o onboarding digital, um processo essencial para o dia a dia de trabalho em uma empresa.

A atração de novos profissionais não parou durante a pandemia, mas como muitas organizações migraram para o home office, foi preciso repensar diversas etapas relacionadas à contratação, entre elas o onboarding.

Mas, afinal, você deve estar se perguntando o que é o onboarding digital, não é mesmo? É isso o que vamos responder neste artigo, pois sabemos como pode ser desafiador adaptar tantos processos da sua empresa do presencial para o digital. Por isso, se quiser aprender mais sobre o assunto, continue a leitura e aprenda sobre estratégicas e benefícios dessa nova maneira de recepcionar os colaboradores!

O que é o onboarding digital?

A tradução de “onboarding” é “integração”, ou seja, nada mais é do que um conjunto de ações que visam ajudar os novos profissionais de uma empresa a embarcarem nessa nova realidade. Portanto, o principal objetivo desse processo é recepcionar e oferecer a capacitação necessária aos recém-chegados.

Lembre-se de que as pessoas passam por um período de adaptação de cultura, funções e rotina que é preciso respeitar. No entanto, o onboarding existe justamente para facilitar esse momento e torná-la mais rápido e eficiente.

Todo esse processo era feito presencialmente, mas com a pandemia precisou ser adaptado para o online. Isso significa que muitas empresas estão recebendo novos profissionais de maneira remota e, portanto, o programa de integração de forma totalmente digital.

É durante esse momento que o RH apresenta, entre outros aspectos:

  • missão, visão e valores;
  • estrutura e divisão de áreas;
  • cultura organizacional;
  • objetivos do negócio;
  • procedimentos e processos do dia a dia.

Trata-se, portanto, de uma chuva de informações sobre a empresa, mas também de um momento de acolhimento, afinal, é importante não se sentir sozinho e perdido quando você começa em um novo desafio.

O que mudou com a pandemia?

Já deu para perceber que o onboarding é um grande mergulho no universo da empresa, não é mesmo? Vale ressaltar que não é possível realizar esse processo em apenas um dia, pois para ser bem executada, a integração deve ocorrer por um período mais longo, até que os recém-chegados se sintam confortáveis para realizar suas tarefas e vivenciar o dia a dia da organização sem nenhum suporte.

A área de Recursos Humanos, que estava acostumada a conduzir esse momento presencialmente, precisou adaptar bastante a mecânica durante a pandemia.

E o grande questionamento que surgiu foi como manter a proximidade em um cenário de trabalho remoto? Como fazer as pessoas se sentirem acolhidas sem a presença física e a recepção repleta de calor humano?

Esse com certeza é o grande desafio, afinal, passar o conteúdo em reuniões virtuais não exige grandes adaptações. A questão aqui é como garantir que o onboarding  digital seja um momento de troca e segurança em que todos se sentem confortáveis para interagir.

Qual é a importância desse processo para a empresa?

São diversos os benefícios do onboarding, tanto para a empresa como para os colaboradores, ou seja, todo mundo sai ganhando. Separamos algumas dessas principais vantagens, confira!

Diminuição dos índices de turnover

O turnover é aquele dado que aponta qual é rotatividade de funcionários na empresa. É claro que existem muitos fatores que podem contribuir para o desligamento de um colaborador, mas sabia que um processo de onboarding bem feito pode reduzir esses números?

Isso porque essa integração é responsável pelo primeiro contato mais profundo que o profissional tem com a empresa. Ao ser bem executado, ele já se sente acolhido e o sentimento de pertencimento é fortalecido, o que é essencial para um dia a dia produtivo e engajado.

Por outro lado, imagine um contexto em que chega um novo funcionário na empresa e ele não é apresentado a ninguém, não tem a chance de conhecer a fundo a cultura organizacional e fica completamente sem rumo. Com certeza será uma experiência muito ruim que poderá contribuir para um pedido de demissão precoce.

Aumento do engajamento e produtividade

Justamente por isso, quando estamos falando sobre os benefícios do onboarding não podemos deixar de citar a elevação do engajamento do colaborador.

Ao se sentir parte de uma comunidade e ter clareza sobre o objetivos da empresa, a cultura e outros processos, o profissional tem mais ânimo para trabalhar, produz com mais qualidade e tem vontade de fazer parte do crescimento do negócio.

Melhor capacitação para a função

Um processo de integração bem executado também contribui para a preparação do profissional para a sua função. Por isso, não é algo que ocorre em 1 horinha do primeiro dia e acaba — é preciso de tempo e dedicação para mergulhar nos objetivos e negócio e, se necessário, realizar treinamentos específicos para cada área.

Contribuição para a socialização

Outro ponto de atenção é a questão da socialização, pois algumas pessoas podem ter mais dificuldade para criar laços (e isso pode ficar ainda mais complexo no modelo de trabalho remoto).

Por isso, aqui entra o onboarding com a responsabilidade de também promover essa socialização entre os profissionais da equipe de tal forma que haja uma adaptação mais fácil do novo colaborador.

Principalmente em empresas muito grandes, é importante ajudar o recém-chegado a não se sentir “apenas mais um”. E diante de um contexto mais complexo também é necessário ajudá-lo a conhecer os principais profissionais de outras áreas com os quais terá mais contato.

Como estruturar um digital onboarding?

Acredite se quiser, mas um estudo realizado pela empresa Doodle, “Recruiting and Onboarding Employees From a Distance”, revelou dados que nos fazem refletir: até abril de 2020, somente 12% das empresas norte-americanas realizavam a integração de novos colaboradores online.

Entre os pontos mais desafiadores do onboarding online, os profissionais de RH apontaram:

  • garantir clareza sobre o papel de cada um, expectativas e crescimento de carreira – 17%;
  • fazer com que se sintam parte do time – 17%;
  • promover a integração na cultura organizacional – 15%.

Enquanto no onboarding tradicional, o recém-chegado conhecia a estrutura física da empresa e encontrava pessoalmente o seu gestor, o RH, seu time e líderes de outras áreas, agora é tudo feito online.

Para essa nova dinâmica funcionar, o onboarding digital precisa ser muito bem planejado e executado. É claro que nem tudo sai perfeito logo de primeira e adaptações podem ser necessárias, mas é interessante ter em mente um passo a passo. Veja como implementar um onboarding de sucesso em algumas etapas:

1. Planejamento

A primeira etapa não poderia ser outra. Para uma execução eficiente é preciso de um bom planejamento. Nesse momento, o RH deve desenhar toda a estrutura do processo, contemplando fases, conteúdos, envolvidos, atividades, cronograma e por aí vai.

Lembre-se de que o onboarding começa muito antes do primeiro dia, pois diz respeito a toda experiência inicial que a pessoa tem com a empresa, desde o processo de seleção.

2. Implementação

Todo o processo deve ter acompanhamento de um profissional do RH responsável pelo onboarding digital. É no momento da execução que ficam perceptíveis as falhas e pontos positivos.

3. Mensuração

Por fim, todo processo só pode ser aprimorado se forem estabelecidos indicadores. Para isso, pode ser realizar uma pesquisa com as pessoas que vivenciaram a integração: é uma maneira simples e eficiente de coletar os feedbacks.

Quais são os 4 Cs do onboarding?

Para estruturar um bom processo de integração, vale conhecer os 4 Cs do onboarding, que devem ser aplicados no meio digital também. Vamos lá?

Conformidade

Trata-se do primeiro nível do onboarding, momento em que são transmitidas as regras, processos internos e procedimentos da empresa.

Clarificação

Aqui o foco é nas funções do contratado e quais as expectativas da empresa em relação ao seu trabalho.

Cultura

Esse é o momento para aprofundar na cultura organizacional e o que é esperado dos colaboradores para que o clima organizacional seja elevado na empresa.

Conexão

Estamos falando sobre os relacionamentos interpessoais e a integração entre o novo colaborador, os membros do seu time e outros profissionais com os quais terá interação constante.

Dicas práticas para o digital onboarding

Agora chegou a hora de falar sobre ações práticas que vão elevar o nível do seu onboarding em meio à pandemia. Conheça algumas estratégias eficientes e comece a implementar agora mesmo na sua empresa.

Preparação do kit de boas-vindas

Um dos pontos de atenção desse processo online é garantir que os contratados se sintam acolhidos e o sentimento de pertencimento seja fortalecido. Assim, nada melhor para isso do que preparando um kit de boas-vindas pra lá de especial.

Lembre-se de que as necessidades das pessoas mudaram na pandemia e, portanto, esse kit deve se atentar àquilo que realmente agrega valor nesse momento. Além dos itens básicos para o home office, como cadeira ergonômica e computador, é possível pensar em outras maneiras de criar um contato eficiente com o novo colaborador.

Se uma das bandeiras da empresa for saúde e bem-estar, que tal enviar um tapetinho de yoga? Se um dos desafios foi o sentimento de pertencimento, que tal enviar uma cartinha personalizada do CEO ou gestor direto dando as boas-vindas?

Existem muitas maneiras de criar um kit de boas-vindas atrativo, útil e que já ajude a trabalhar questões relacionadas à integração do colaborador.

Preparação do material padrão e personalizado

Por material padrão, entenda aquele que diz respeito às questões de cultura organizacional e estrutura e áreas da empresa. Todos os recém-chegados precisam passar por esse mergulho e conhecer a fundo a rotina da organização.

Já o material personalizado é aquele direcionado especificamente para cada área, isso porque os desafios, objetivos e profissionais a serem apresentados mudam conforme cada departamento da empresa. Vale criar um material mais personalizado para as necessidades de cada um.

Em ambos os casos, a apresentação pode ser realizada por meio de videoconferências.

Criação de dinâmicas para interação

Um dos grandes desafios desse formato de onboarding é a integração entre as pessoas, afinal, é esquisito trabalhar em um lugar em que você não conhece os indivíduos pessoalmente, né?

Para facilitar um pouco esse processo, que tal incluir no onboarding algumas dinâmicas entre o novo colaborador e seu time? Para esse momento, o RH também pode enviar cestas de café da manhã para a casa dos recém-chegados, pois assim se cria um momento mais descontraído, além de oferecer um mimo especial.

Essa dica é interessante para quebrar o gelo e realizar as apresentações de maneira mais livre e descontraída.

Aplicação de treinamentos

Os treinamentos, por sua vez, também serão feitos online. Vale apontar que os treinamentos nunca serão iguais para todos os novos contratados, pois apesar do onboarding ter uma estrutura padrão, cada profissional enfrenta um desafio.

Portanto, é necessário analisar a necessidade de cada um para proporcionar uma capacitação adequada. O desafio aqui é entender como promover tudo isso de maneira eficiente e online.

Criação da dinâmica do “anjo”

Uma técnica que pode ser útil o processo de integração presencial, mas no online acaba se tornando ainda mais importante. O RH deve designar um colaborador com mais tempo de casa para ser o “anjo” do recém-chegado.

Não precisa necessariamente ser alguém do mesmo time, mas vale pensar em uma pessoa que tenha um perfil que se relaciona de alguma forma às características do novo colaborador.

A ideia é que o “anjo” seja o primeiro amigo, ou seja, alguém com quem se pode conversar, tirar dúvidas sem medo, compartilhar experiências. É uma tática que ajuda a pessoa a se sentir mais confortável naquele novo ambiente.

Adapte o seu onboarding para as novas necessidades

Enfim, com todo esse conhecimento em mãos, chegou a hora de adaptar o seu processo de integração de colaboradores e colher os frutos positivos de uma estratégia bem executada.

Além disso, se quiser continuar consumindo conteúdos que são essenciais para um dia a dia mais saudável, produtivo e engajado na sua empresa, não deixe de conferir mais artigos no blog do Vittude Corporate!

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Por Bruna Cosenza

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