Guia completo do Onboarding: entenda a sua importância e como implementá-lo na empresa
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23 de setembro de 2020 | 8 min de leitura
Onboarding

Guia completo do Onboarding: entenda a sua importância e como implementá-lo na empresa

De um lado, o recém-contratado ansioso para começar seu novo desafio profissional. Do outro, a empresa com o desafio de fazê-lo se sentir acolhido e motivado. A resposta para tudo isso é o onboarding, responsável por facilitar a adaptação dos novos colaboradores de uma empresa.

A área de Recursos Humanos é responsável por desenvolver e conduzir todo esse processo que, não podemos negar, sofreu muitas mudanças com a chegada da pandemia da COVID-19.

O home office obrigou o recrutamento e o próprio onboarding a se tornarem totalmente digitais. Neste artigo, confira tudo o que você precisa saber sobre o onboarding e dicas práticas para implementá-lo em sua empresa. Confira!

O que é o onboarding?

O onboarding é um conjunto de procedimentos que visa integrar uma pessoa a uma nova realidade. No contexto de trabalho, significa adaptar e capacitar os recém-ingressados em uma empresa para que eles possam mergulhar naquele cenário corporativo.

Esses processos têm como objetivo reduzir o tempo que um novo colaborador leva para alcançar o seu pleno potencial dentro de uma organização.

O onboarding, portanto, ajuda os funcionários a se acostumarem, engajarem e se familiarizarem com os objetivos e a cultura da empresa.

Essa é uma estratégia básica da gestão de pessoas que, como citado anteriormente, é de responsabilidade da área de Recursos Humanos. Precisa ser organizada e planejada com antecedência, visando orientar, supervisionar, acompanhar e treinar quem está chegando à empresa.

Qual é a importância do onboarding?

Infelizmente, algumas organizações ainda negligenciam o onboarding, deixando de executá-lo da maneira correta. Isso é nocivo para os novos profissionais e para a própria empresa, afinal, quando um funcionário demora para se adaptar, todo mundo sai perdendo.

Em casos mais graves, uma experiência ruim logo no começo pode acabar contribuindo para índices de turnover elevados mais tarde.

Imagine só um novo profissional que esteja repleto de expectativas para as primeiras semanas, mas não recebe nenhuma orientação, não é apresentado a ninguém e nem tem a oportunidade de se aprofundar na cultura organizacional.

Como você imagina que ele vai se sentir?

Provavelmente será uma péssima primeira impressão, e se ele continuar se sentindo desintegrado irá logo procurar outro emprego.

Sem o onboarding, o profissional demora mais para atingir o seu pleno potencial e pode ter mais dificuldade para se integrar à cultura e processos da empresa.

Isso é ruim para ele e para a organização, que está pagando por um colaborador que não consegue chegar aos seus melhores níveis de desempenho.

O grande ponto do onboarding relacionado à integração é que ele irá fazer com que todos os novos integrantes da empresa se sintam no mesmo barco daqueles que já estão lá há bastante tempo.

É importante para a satisfação, engajamento e produtividade dos colaboradores. Trata-se de fortalecer a sensação de pertencimento.

Quais são os benefícios do onboarding?

Alguns dos benefícios já foram citados, mas agora é a hora de se aprofundar em mais detalhes para ter certeza de que a sua empresa não vai ficar sem essa ferramenta tão importante!

Ajuda a reduzir o turnover

Já falamos sobre esse benefício anteriormente, mas é preciso reforçar, afinal, muitas empresas lutam diariamente contra o turnover. Este índice diz respeito à rotatividade de funcionários na sua empresa.

Isso influencia na produtividade, pois quando um funcionário vai embora, até que outro pegue o ritmo e assuma as suas funções demora um tempo. Sem contar a balança financeira da empresa, que passa a precisar investir tempo e dinheiro no recrutamento de um novo profissional.

O onboarding, por sua vez, ajuda a alinhar expectativas e inserir o novo colaborador na cultura organizacional. Assim, ele se sentirá mais motivado e engajado, o que diminui os riscos de pedir demissão por conta de desalinhamentos e falta de integração.

Eleva a motivação e engajamento

O processo de entrada ajuda os recém-chegados, que normalmente estão ansiosos, a ficarem mais tranquilos. Nesse primeiro momento é importante se sentir parte da equipe e se integrar sobre os processos, objetivos e cultura da empresa.

Tudo isso faz com que os novos colaboradores se sintam mais motivados e engajados para executarem seu trabalho da melhor maneira possível.

Melhora a imagem da empresa no mercado

Empresas que contam com processos de gestão de pessoas bem estruturados fomentam uma imagem mais positiva no mercado.

Os colaboradores são os grandes responsáveis pela disseminação da cultura e valores organizacionais, portanto, ao vivenciarem uma boa experiência de onboarding passarão essa informação adiante.

Hoje em dia, muitos profissionais usam o LinkedIn — a maior rede social profissional do mundo, para disseminarem conteúdos sobre seus locais de trabalho.

Já imaginou o quão incrível seria ter o processo de integração da sua empresa sendo divulgado organicamente por aí? Essa é uma maneira de fortalecer a imagem corporativa e, indiretamente, atrair mais talentos.

Proporciona profundo conhecimento sobre a cultura organizacional

É muito importante garantir que os colaboradores tenham conhecimento sobre a cultura da sua empresa.

O momento em que chegam é o melhor para fazerem esse mergulho e entenderem a forma de trabalhar naquele ambiente, os valores e a missão da organização. Tudo isso é essencial para que saibam como as coisas são feitas por ali e consigam se adaptar mais rapidamente.

Cada empresa tem um jeito de ser e isso impacta na maneira que os funcionários agem no dia a dia. Estar alinhado à cultura é importante para que todos se sintam no mesmo barco.

Garante melhor integração dos novos funcionários

Os novos funcionários estão cheios de energia e vontade, ou seja, querem mesmo é mergulhar no universo da empresa.

Garantir que eles conheçam não apenas o próprio time, mas as outras áreas, processos e metas da empresa é essencial para que a integração aconteça mais rapidamente.

Imagine só a seguinte situação: o novo colaborador chega e fica o dia inteiro sozinho perdido na sua mesa sem ser apresentado a ninguém. Ele, com certeza, se sentirá desmotivado em apenas um dia de trabalho.

Essa é a hora de apresentá-lo e mostrar a empresa e ele.

O que levar em consideração no onboarding?

Antes de estruturar o planejamento do processo, é preciso ter em mente alguns pontos essenciais sobre o onboarding. Confira!

1. Conheça os 4Cs

Para facilitar o processo, conheça os 4Cs, compostos por: conformidade, clarificação, cultura e conexão.

Todos esses fatores ajudam a guiar o processo de onboarding, tornando-o ainda mais funcional.

  1. a conformidade diz respeito às políticas e processos da empresa;
  2. a clarificação ao entendimento do funcionário em relação às suas responsabilidades e funções;
  3. a cultura nada mais é que a cultura organizacional, missão, visão e valores da empresa;
  4. a conexão se trata da integração do colaborador aos outros membros do seu time.

2. Tenha em mente que começa antes do primeiro dia

Antes de qualquer coisa você precisa ter em mente que o onboarding não começa no primeiro dia do funcionário. É um processo que já se inicia ao longo do processo de recrutamento e seleção.

Lembre-se de que se trata de toda a experiência inicial que o profissional tem com a sua empresa, portanto, tudo o que acontece durante a atração e seleção também já reverbera para este contato inicial.

Para manter os potenciais talentos bem informados e alinhados, já comece apostando em um site com a seção “Trabalhe conosco” repleta de detalhes e informações sobre a empresa e a cultura.

Isso garante que no momento em que o candidato iniciar o processo de seleção já tenha consciência sobre quem é a empresa. Esse detalhe faz a diferença na construção da imagem corporativa.

Outro ponto importante é durante o processo de admissão. Todo o contato com o RH deve ser claro e transparente para que o novo colaborador se sinta à vontade para tirar dúvidas que possam surgir.

Do outro lado, o RH precisa garantir que os funcionários atuais da empresa estejam conscientes em relação à chegada do novo profissional. 

Uma dica também é enviar antes do primeiro dia um manual digital ou algum outro material que contenha as informações institucionais sobre a empresa.

3. Prepare o primeiro dia

É essencial que o primeiro dia do colaborador seja o mais positivo possível. Para isso, é importante que ele tenha ao seu alcance todos os aparatos tecnológicos e demais utensílios para executar o seu trabalho.

Também é importante que o líder do time tenha tempo disponível na agenda para fazer apresentações e alinhamentos.

4. Continue depois do primeiro dia

O onboarding não termina após o primeiro dia, podendo continuar por algumas semanas ou até meses. Fica a cargo do planejamento do RH decidir quais serão as etapas e como ele vai se desdobrar ao longo do tempo.

Um dos maiores erros cometidos é simplesmente abandonar o novo colaborador após o primeiro dia, pois ele ainda precisará de bastante suporte.

Como implementar o onboarding na sua empresa?

Implementar o onboarding na empresa não é um bicho de sete cabeças. Exige, no entanto, planejamento e organização. Assim que for estruturado uma vez, poderá ser replicado e adaptado conforme os feedbacks.

O importante é dar o primeiro passo! Pensando nisso, preparamos um guia com o objetivo de ajudar a orientar essa estruturação:

1. Defina um cronograma

O primeiro passo é definir um planejamento e cronograma de ações. Trace uma espécie de rota pela qual os novos colaboradores vão precisar passar durante o onboarding. Isso é importante para orientar o processo e ter clareza do passo a passo.

2. Conte a história e o propósito da empresa

Uma das etapas do onboarding é explicar a história da empresa, como e porque ela nasceu e quem são seus fundadores.

Por mais que os recém-chegados possam ter uma ideia já sobre essas informações, ainda assim é importante que façam esse mergulho e conheçam sobre toda essa história a partir da visão de quem já trabalha na empresa.

3. Exponha as regras, políticas e processos

Durante o onboarding também é essencial passar pelas regras, políticas e processos, afinal, é isso que direciona como as pessoas agem no dia a dia da empresa.

Detalhes sobre compliance, código interno, ética, horários e aspectos da rotina devem ser explicados aqui.

4. Conte sobre a cultura, valores e missão

O mergulho na cultura organizacional é outra etapa importante para que os novos colaboradores se sintam integrados e tenham consciência do que é valorizado na empresa.

Para falar sobre esses temas pode ser interessante trazer alguns colaboradores com mais tempo de casa para contarem sobre experiências que tiveram ao longo dos anos e como é a cultura na prática.

5. Apresente as áreas

O onboarding deve contemplar uma apresentação profunda sobre as áreas da organização, afinal, quem está chegando precisa ter conhecimento sobre como as funções e responsabilidades se dividem no dia a dia.

Nesse momento é importante apresentar alguns dos profissionais com os quais ele terá mais contato no dia a dia.

6. Faça um tour pelas instalações

Além de conhecer todos os processos, cultura e políticas da empresa, é importante que seja realizado um tour pelo escritório.

Se a empresa for pequena, será bem rápido. Se for maior, vale dedicar um tempinho a mais para mostrar todas as instalações.

7. Explique sobre as ferramentas usadas no dia a dia

Cada empresa tem as suas particularidades em relação às ferramentas utilizadas no dia a dia. Estamos falando sobre e-mails, softwares, entre outros.

É importante orientar quem está chegando em relação a tudo isso também.

8. Esclareça a política de benefícios

Por fim, mas não menos importante, repassar os benefícios corporativos também é válido ao longo do onboarding.

Mesmo que tudo isso tenha sido alinhado no momento da admissão, é interessante ressaltar novamente a que o colaborador tem direito e tirar possíveis dúvidas.

9. Peça feedbacks

A única forma de aprimorar o seu onboarding é colhendo feedbacks, por isso, ao final de cada processo rode uma pesquisa com os participantes para coletar insights e analisar o que pode ser melhorado.

Home office e onboarding remoto: o que muda?

A pandemia causada pelo novo coronavírus mudou muitos processos dentro das empresas. O RH, uma área que já vinha sofrendo transformações digitais, precisou acelerar algumas tendências para continuar atuando mesmo no formato home office.

O onboarding foi um desses processos que sofreu grandes adaptações.

A Stefanini, uma multinacional brasileira, é um exemplo de empresa que já está atuando com processos de recrutamento 100% digitais. É preciso analisar a situação atual e entender como reestruturar a atração de talentos e a entrada dos novos colaboradores para que a experiência não seja negativa.

O grande desafio da execução remota desse processo é que as pessoas não têm a oportunidade de interagir pessoalmente, mas há formas de fazer essa integração digital sem prejudicar totalmente o processo.

O Nubank é um ótimo exemplo, pois preparou um novo kit de boas-vindas com mimos e utensílios necessários para se trabalhar de casa.

Estruturaram um vídeo com a Chief People Officer da empresa, fizeram atividades interativas, além de apresentarem a estrutura, produtos, ferramentas, objetivos, propósito e valores. E não pararam por aí, garantindo que isso continuasse nas semanas seguintes.

Como usar a tecnologia a seu favor?

Para finalizar, separamos algumas dicas de ferramentas que podem ser as suas aliadas no processo de onboarding remoto.

People Analytics

Para quem não conhece, o People Analytics nada mais é do que uma metodologia que coleta, organiza e analisa dados sobre os colaboradores da sua empresa para construir uma visão mais estratégica sobre cada um.

Ao usufruir dessa ferramenta é possível entender as características do público interno para, então, desenvolver melhores ações para a integração dos novos funcionários.

Chamadas de vídeos

Os vídeos são importantes para gerar uma conexão mais próxima e também para realizar apresentações. Às vezes, o estímulo visual pode ajudar os recém-chegados a assimilarem as informações.

Reestruture ou inicie do zero, mas faça

Agora que você já entendeu o que é o onboarding e a sua importância, utilize todas as dicas e referências deste artigo para começar a estruturar o processo de integração de colaboradores da sua empresa. Garanta que a experiência inicial seja incrível e você irá colher os benefícios!

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Por Bruna Cosenza

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