Gestão de tempo e produtividade caminham juntos.
Seja no âmbito pessoal ou profissional, todo mundo deseja ser capaz de organizar as suas tarefas e compromissos a fim de fazer mais e melhor com menos esforços, não é mesmo?
São muitos pratinhos para equilibrar no dia a dia, portanto, quanto mais eficaz a gestão de tempo, melhor tende a ser a produtividade e, consequentemente, os resultados alcançados.
Se você deseja aprender dicas práticas sobre como gerenciar o seu tempo para ser mais produtivo, está no lugar certo. Continue a leitura para conferir tudo sobre o assunto!
A gestão de tempo está relacionada ao processo de planejamento e organização de tarefas e compromissos a fim de garantir a execução com melhor aproveitamento do tempo, o que resulta em maior produtividade.
Portanto, a gestão de tempo e a produtividade estão diretamente relacionadas ao estabelecimento de prioridades. Ou seja: conseguir definir quais ações são mais importantes para serem executadas naquele dia ou semana, afinal, quem prioriza tudo, acaba não fazendo nada.
Além disso, uma boa gestão de tempo também passa pelo autoconhecimento, ou seja, pelo entendimento sobre quais momentos do dia você é mais ou menos produtivo. Dessa forma, é possível fazer uma distribuição de tarefas levando em consideração a sua barra de energia versus o quanto aquele trabalho exige de disposição e foco.
A produtividade está atrelada à quantidade e qualidade das tarefas realizadas em um determinado período, assim como aos recursos utilizados nesse processo.
Para ser uma pessoa produtiva, portanto, é necessário ter uma ótima gestão de tempo a fim de otimizar a realização das tarefas e conseguir entregar mais e melhor, com menos esforços.
Em relação a este conceito, muitos ainda confundem estar ocupado com ser produtivo. Na verdade, estar ocupado o tempo todo não necessariamente significa que você está com a produtividade lá em cima.
Na realidade, pode significar simplesmente que você não consegue organizar, planejar e priorizar as suas tarefas e, por isso, fica sobrecarregado o tempo todo. E essa sobrecarga, por sua vez, é capaz de impactar a qualidade das entregas.
Há muitos aspectos que impactam a produtividade de uma pessoa. Em seguida, confira alguns desses principais vilões:
Quando você não sabe quais são as suas prioridades, já começa a semana perdido em relação às tarefas e compromissos que precisam ser executados primeiro.
A falta de planejamento abre espaço para que outras demandas (muitas vezes importantes, mas não urgentes) atravessem o seu dia e, com isso, você perca boa parte do seu tempo apenas apagando incêndios.
Por outro lado, quando você se organiza e se planeja, tem muito mais clareza sobre o que e quando as coisas precisam ser feitas, o que favorece a produtividade.
As distrações estão presentes o tempo todo. Cabe a nós encontrar formas de evitá-las a fim de favorecer a produtividade.
Um ótimo exemplo é o celular, que sempre estar ao alcance das mãos, se torna uma grande fonte de dispersão do foco. Para se ter uma ideia, de acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria inglesa Tecmar, as pessoas costumam pegar seus aparelhos, em média, 221 vezes ao dia.
Assustar, não é mesmo? Imagine como a procrastinação poderia ser reduzida se houvesse menos distrações como esta.
Muitas pessoas acreditam que fazer muitas coisas ao mesmo tempo seja sinônimo de produtividade, mas não é.
O multitasking provoca falta de foco, ou seja, você não consegue se concentrar em uma única tarefa, o que aumenta as chances de procrastinar ou de cometer erros na execução.
Como consequência, há muito menos produtividade, afinal, você leva mais tempo para concluir as tarefas devido à dispersão excessiva.
Para realizar várias coisas, a dica é focar individualmente em cada uma e, para isso, é necessário planejar e priorizar.
O excesso de trabalho torna mais difícil dedicar a sua atenção a uma tarefa sabendo que existem milhares de outras pendências a serem resolvidas.
Além disso, essa sobrecarga tende a gerar uma exaustão física e emocional, que impedem que você se dedique como gostaria àquilo que precisa ser feito.
Para finalizar, nada melhor do que conferir algumas dicas práticas para aprimorar a sua gestão de tempo e produtividade, não é mesmo?
Mas, antes disso, é fundamental ter clareza sobre a importância do autoconhecimento. Afinal, apenas quando você se conhece, sabe o que é importante para si e o que está buscando é que consegue otimizar a sua rotina a fim de produzir mais e melhor, com menos esforços.
De nada adianta usar várias técnicas e ferramentas se, antes de mais nada, você:
Então, antes de mergulhar nestas dicas, faça um profundo exercício de autoconhecimento, combinado? Em seguida, confira o que pode te ajudar na sua gestão de tempo e produtividade:
Tudo começa com um bom planejamento. Aqui, vale pontuar que existem vários tipos: planejamento anual, mensal e diário são os mais conhecidos.
Quanto mais você organizar tudo o que precisa ser executado, melhores tendem a ser os resultados.
Basta imaginar como é muito mais difícil começar a sua semana sem saber o que é prioridade na segunda, terça e nos demais dias que se seguem. Isso abre espaço para muito mais procrastinação.
Sem contar que você pode acabar antecipando tarefas que tinham um prazo maior e adiando aquelas que eram mais importantes e urgentes.
Sem planejamento, portanto, você não utiliza o seu tempo de maneira inteligente e estratégica.
Na hora de planejar, também é importante estabelecer os seus objetivos e metas, com prazos para serem atingidos.
Vamos supor que naquele mês você tem como objetivo prospectar mais 3 clientes para o seu negócio. Para atingir esse objetivo, é preciso definir metas, que nada mais são do que o caminho para chegar lá.
E é claro que tudo isso só funciona se existirem prazos estabelecidos, que precisam ser levados a sério. Tudo isso favorece o foco e a produtividade.
Sim, as distrações estão em todos os lugares, principalmente com o celular e o computador abertos e com as redes sociais notificando conteúdos e novidades constantemente.
Evitar essas distrações é uma etapa fundamental para quem deseja otimizar a gestão de tempo e a produtividade.
Um ótimo exemplo é deixar o celular no modo avião ou em outro cômodo enquanto você está focado em executar as tarefas do dia. A dica é definir alguns momentos de “recompensa”, em que poderá verificar as mensagens e e-mails conforme cumpre o seu checklist de atividades do dia.
Sempre que possível, distribua as responsabilidades com outras pessoas para desafogar a sua agenda.
Nem sempre você será o indivíduo mais adequado para realizar determinadas tarefas e, nessas horas, o recomendado é ter ao seu lado especialistas que farão certas entregas com muito mais agilidade e qualidade.
Lembre-se de que não é preciso carregar tudo sozinho, está bem?
Muitas pessoas enfrentam enormes dificuldades para falar “não” e, por isso, aceitam participar de todas as reuniões e projetos possíveis.
Isso está longe de ser uma boa prática de gestão de tempo e produtividade.
Para ter dias mais produtivos, é essencial saber falar “não” para aquilo que não é prioridade no momento e que só irá tirar o seu foco das tarefas mais importantes.
A gestão de demandas a partir do seu nível de prioridade e dificuldade é outra maneira muito prática de elevar a produtividade.
A partir da sua lista de tarefas do dia ou da semana, a dica é definir se cada uma é:
Assim, é possível priorizar a lista de demandas de acordo com urgência, importância e dificuldade. Lembrando, é claro, de levar em consideração também a sua barra de energia e foco ao longo do dia para fazer essa distribuição de maneira mais inteligente.
Para se manter motivado, principalmente nos dias em que você está mais cabisbaixo ou entediado, que tal criar recompensas?
Após estabelecer as tarefas prioritárias do dia, defina pequenas recompensas que irá receber depois da realização de cada uma delas. Podem ser coisas simples, como assistir a um episódio de uma série, comer um chocolate ou ler 10 páginas de um livro.
As pausas, além de serem importantes para oxigenar o cérebro, também são um fator motivacional.
Continuar produzindo até atingir a exaustão física e mental está longe de ser recomendado se o seu objetivo é aumentar a produtividade.
A dica aqui é outra: parar quando você ainda se sente energizado, pois assim ainda terá condições de se comprometer com tarefas e compromissos relacionados ao seu lazer também.
Caso você pare de produzir apenas quando já está exausto, não conseguirá fazer mais nada depois, o que além de não ser saudável, prejudica outras esferas da vida que vão além do trabalho.
Ao longo deste artigo, você aprendeu que gestão de tempo e produtividade estão sempre lado a lado, não é mesmo?
Bom, agora que você tem todas estas dicas em mãos, sabe como começar a gerenciar o seu tempo de maneira mais inteligente para produzir mais e melhor, com menos esforços.
Comece agora mesmo a colocar tudo em prática!
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