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Mudança organizacional: como implementar de maneira sustentável?

A mudanças organizacional têm sido cada vez mais frequentes num mercado cada dia mais competitivo, além de estar em constante aceleração pelas novas tecnologias e mudanças sociais. 

Segundo uma pesquisa da WalkMe, 79,7% das empresas precisam passar por adaptações num período que varia entre dois a cinco anos. Além disso, apenas 1 em cada 3 processos de mudança consegue ser efetivado. 

E, mesmo que a mudança aconteça, quais são as suas consequências? Se feitas de maneira muito rápida e radical, por exemplo, pode afetar a saúde mental dos colaboradores. 

Isso traz diversos problemas para a própria organização. Portanto, é preciso tomar muito cuidado com a maneira de gerenciar este processo. 

Neste artigo, vamos te mostrar como realizar mudanças organizacionais de maneira sustentável para a empresa e saudável para os colaboradores!

O que é mudança organizacional?

A mudança organizacional pode ter diversos motivos: 

  • manter a competitividade diante de um novo concorrente,
  • inserir uma nova tecnologia nos processos de trabalho,
  • melhorar a jornada dos colaboradores,
  • atualizar-se diante de um novo comportamento de consumo,

etc. 

Mas, em todos os casos, ela parte de uma necessidade e um objetivo específicos. Desta forma, sua intenção é gerar melhorias para um ou mais setores da organização

Parece algo óbvio, mas que precisa ser reafirmado porque esse processo só será realmente positivo se, na sua implementação, não forem gerados mais problemas do que benefícios. 

Justamente por isso um artigo publicado na Harvard Business Review nomeia as mudanças corporativas como “o Santo Graal do mundo corporativo: muito buscadas, mas difíceis de alcançar”. 

Mudar a jornada de trabalho de cinco para quatro dias por semana, por exemplo, pode ter muitas vantagens: equilibrar melhor vida profissional e pessoal, ter mais saúde mental, aumentar a produtividade, etc. Mas, ela só será realmente positiva se for acompanhada de uma mudança de mentalidade. 

Se ela gerar mais horas extras e uma pressão ainda maior para atingir metas do que acontecia no cenário anterior, com certeza vai tornar o clima organizacional mais insalubre, os profissionais mais cansados e, consequentemente, terá mais desvantagens do que aspectos benéficos. 

Falaremos mais sobre a gestão da mudança organizacional nos próximos tópicos!

Por enquanto, o que você precisa saber é que uma mudança eficaz, seja uma pequena adequação ou uma reestruturação completa, precisa passar por diversas etapas e ter clareza em todas elas. 

Ela precisa envolver também toda a organização e não apenas um setor. Isso porque, em algum nível, a cultura da empresa será transformada. Logo, todos serão afetados. 

Além disso, ela pode ser gerada por fatores internos – como a utilização de uma nova tecnologia para diminuir o trabalho operacional – ou fatores externos – como um cenário econômico instável ou até mesmo uma pandemia, assim como a que acabamos de vivenciar. 

Como fazer a gestão da mudança?

Mudanças organizacionais são inevitáveis. Mais cedo ou mais tarde, toda empresa passará por uma. E, já que é assim, o que vai fazer a diferença é a maneira pela qual ela será realizada. 

Pode ser muito perigoso não estar de olho na concorrência e ter que realizar, do dia para a noite, uma mudança radical. Isso pode transformar o ambiente interno num caos generalizado – o que não facilita a vida de ninguém. 

Já pensou se a própria mudança gera um cenário de crise institucional? É justamente isso que você pode (e deve!) evitar. Portanto, existem algumas etapas que toda mudança deve passar. 

Veja quais são elas: 

Desafiar o status quo

Como dissemos acima, 70% das iniciativas de mudança organizacional fracassa. Esse número é reiterado por pesquisas de várias organizações, como a Association for Talents Development e a Copperfield Advisory, ambas dos EUA. 

E o principal motivo são as resistências internas encontradas em relação à mudança. O mercado pode estar dizendo “você precisa reformular sua produção”, mas qualquer empresa é feita de pessoas e a entrada nessa nova fase da companhia depende delas. 

Por isso, o primeiro passo, e um dos mais importantes de qualquer transformação institucional, é envolver os times. 

É aqui que você deve mostrar, de preferência com dados, todos os motivos pelos quais isso precisa acontecer. Essa fase da argumentação é fundamental para gerar um alinhamento interno. Algo que é bom tanto para os colaboradores quanto para a empresa. 

Educar as lideranças

Vale a pena ressaltar que os líderes da empresa têm um papel central neste processo de alinhamento. Afinal, eles têm contato direto com os colaboradores e, portanto, vão agir como os mediadores da mudança. 

Engajar funcionários

Essa fase fecha a primeira fase da gestão de mudança. Depois que os executivos e/ou líderes de RH comunicaram sobre a necessidade de modificação e os líderes reafirmaram isso, os trabalhadores devem estar conscientes o suficiente para agirem de maneira pró-ativa para a mudança.

Uma dica para enfrentar menos resistência interna é mostrar, com clareza, como a mudança organizacional vai ser benéfica também para eles. Assim, eles aceitarão com muito mais facilidade, pois isso passa a fazer sentido para eles individualmente. 

Planejamento

Uma vez que as pessoas começaram a se engajar, é importante manter isso permitindo que elas participem do plano de transformação na empresa. Inclusive porque mudar pode significar que elas têm que desenvolver novas habilidades ou adquirir novos conhecimentos. 

Mas, mesmo que seja uma mudança de postura ou de fluxo de trabalho, quando todos estão envolvidos no planejamento, a implantação – que é a próxima fase – tende a ser mais fácil. 

É fundamental que durante a criação do plano, sejam escolhidas as pessoas responsáveis por ele. Isso porque deixar nas mãos de uma pessoa pode não ser o ideal. Aliás, quanto mais diversidade de funções, cargos e áreas existir, melhor. 

Depois de feito o planejamento em si, a ideia é fazer um onboarding da mudança organizacional. Assim, o processo fica mais claro e menos erros são cometidos. 

Inclusive, se o processo vai ter a participação de outras pessoas, os líderes responsáveis têm a função de lapidar o que for trazido de contribuição para que o processo não “saia dos trilhos”. 

Execução e monitoramento

Agora que o plano já foi desenhado e que já foi definido quais ações acontecerão primeiro, é importante ter o cuidado de monitorar tudo. Afinal, depois de tanto esforço o desejo comum é que as mudanças tragam os resultados esperados. 

Para isso, pode ser necessário realizar algum tipo de ajuste durante o processo. E, sem observar atenta e cuidadosamente, isso passará despercebido. Ou seja, o desfecho será menos assertivo. 

Análise e oficialização

Por fim, depois que a mudança organizacional já foi feita, só resta analisar o que deu certo e o que não deu. Fica mais fácil fazer isso, inclusive, se as etapas forem mensuradas. Assim, a investigação será mais certeira.

E então a mudança será institucionalizada na empresa. 

Tipos de mudança organizacional

Para te orientar ainda melhor, vale a pena lembrar que existem dimensões e objetivos muito diferentes numa mudança organizacional. Por isso, também existem tipos diferentes. 

Veja quais são eles:

Evolucionária

Este tipo de mudança pretende evoluir algum aspecto da empresa: pode significar o desenvolvimento de um novo produto ou serviço, para solucionar alguma lacuna estratégica ou resolver algum conflito. 

É bastante comum que, a partir dela, sejam estabelecidas metas para o próximo ano afim de manter a competitividade da organização. 

Incremental

Este tipo de mudança organizacional é muito comum no caso da adoção de novas tecnologias. Ela tem esse nome, porque a ideia é agregar ou acrescentar algo de valor para os processos ou a estrutura da empresa. 

Como ela tem benefícios claros para os colaboradores, ela é comumente aceita sem muita resistência. Pense, por exemplo, num software que vá diminuir o trabalho operacional. Difícil falar “não, né?

Revolucionária

Já a mudança revolucionária tem um caráter de urgência um pouco maior. Não precisa necessariamente ser uma reestruturação completa da empresa, mas ela vai, sim, provocar transformações mais profundas. 

Pode ser o caso de realizar layoffs, mudar todo o modelo de gestão, inserir-se num novo mercado, entre outros aspectos que mexem com toda a estrutura organizacional.

Transformacional

Neste caso, não é necessariamente acrescentado algo novo, mas há uma transformação bastante impactante também. Ela pode gerar novos processos, estrutura, ambiente, cultura, estratégia, etc. 

Ela redefine a direção para onde a empresa está indo.

Como preservar a saúde mental dos colaboradores?

Nosso cérebro não gosta de mudanças. Seja no trabalho ou na vida social. De acordo com a neurociência, a estabilidade é algo muito importante para o nosso sistema nervoso central – especificamente o encéfalo. 

Ele é responsável pela motivação e pelo aprendizado, duas características muito importantes numa mudança organizacional. Este órgão também funciona por um sistema de recompensa. Lembra que citamos a importância de mostrar aos colaboradores como a mudança vai beneficiá-los e como isso pode ajudar?

Assim, não é de se espantar que as mudanças sofram alguma resistência interna. Mas é possível e recomendável preservar a saúde mental dos colaboradores no processo. Até porque a insegurança gerada por uma gestão mal feita pode custar caro para a empresa.

Além de inviabilizar a transformação, que pode ser necessária, mas acabar não acontecendo – como os 70% dos casos que citamos anteriormente. Lembre-se: você precisa que os colaboradores estejam à bordo para que o “navio” saia do lugar!

Veja, a seguir, como fazer a mudança sem prejudicar os funcionários:

Implementar gradualmente a reestruturação

A neuroplasticidade é outro conceito muito importante da neurociência. Talvez você já tenha ouvido falar, mas resumidamente ele significa que o cérebro tem uma capacidade de adaptação muito grande. 

Ele pode mudar sua estrutura e modo de funcionamento mesmo diante de lesões, necessidade de desenvolvimento e outras questões relacionadas ao ambiente externo. 

Mas, isso não acontece do dia para a noite. Portanto, é muito importante que a empresa esteja sempre monitorando a concorrência, o ambiente interno e outras situações que podem exigir uma mudança organizacional. 

Quando não há essa organização para construir previsibilidade e possibilitar que as mudanças sejam feitas com cuidado, respeitando o ritmo humano, ela coloca os profissionais em sofrimento. 

Também é importante pensar que cada colaborador tem uma história biopsicossocial diferente e que pode ser mais sensível às mudanças. Isso também precisa ser respeitado. 

Crie uma cultura de apoio à saúde mental

Além de realizar a mudança organizacional, é importante que ela se cristalize e seja mantida na empresa. Pensar não só na  realidade imediata, mas no que pode acontecer a longo prazo é bastante importante para prevenir problemas. 

Por isso, vale a pena ficar de olho na cultura da empresa. Ela apoia de verdade os colaboradores? Treina os líderes para entendê-los como pessoas que têm uma vida fora do trabalho? Respeita as jornadas diárias ou obriga todos a fazerem muitas horas extras?

Tudo isso é fundamental para diminuir a resistência imediata e também a longo prazo. Uma vez que os colaboradores sentem que a empresa está os apoiando, tudo se transforma. E, acredite, eles são os primeiros a saber quando você realmente se preocupa com eles ou quando esse discurso não é refletido nas práticas diárias dentro da organização. 

Realize treinamentos e workshops

Já mencionamos que o cérebro gosta de estabilidade, não é? Quando as pessoas são munidas de conhecimento, elas “sentem” muito mais o chão em que estão pisando. Isso dá segurança e as torna muito mais receptivas a um aprendizado necessário para o que vem pela frente.

Além de ensinar hard skills, aproveite o tempo dos treinamentos e workshops para bater um papo com a equipe. Mostre que tudo está sendo bem pensado, permita que ofereçam insumos para a tomada de decisão e estejam a par de todo o processo. 

Estabeleça uma comunicação com feedbacks frequentes

Se a comunicação já é importante em situações de normalidade, ela tem ainda mais relevância em situações de crise ou transformação. 

Já dissemos que é muito importante comunicar os funcionários sobre os motivos da mudança antes de implementá-la. Mas, também é muito importante manter esta proximidade durante o processo. 

E uma maneira de fazer isso é organizar reuniões 1:1 para que os funcionários possam dar feedbacks sobre como a mudança está afetando seu cotidiano e, num cenário ideal, sua saúde psicológica também. 

Esse apoio dos seus líderes vai fazer toda a diferença!

Aposte em gamificação

Outra informação importante sobre o cérebro: ele tem muito medo de perder o que já foi conquistado. Mesmo que numa mudança também existam ganhos, é bastante provável que o medo das perdas seja maior do que a animação pelos benefícios que chegarão. 

Por isso, a gamificação é uma ótima alternativa para tornar todo o processo mais leve e divertido! O sistema límbico, que rege nossas emoções, se relaciona com o córtex pré-frontal, responsável pela tomada de decisões. 

Assim, uma situação que gera dor pode deixar as pessoas mais conservadoras e com medo de transformações. Agora, se você vai aumentando a sensação de prazer, elas vão se tranquilizar mais e ficar mais abertas para a mudança organizacional. 

Ofereça apoio terapêutico

A psicoterapia é muito procurada em momentos de crise. Mas não deveria ser assim. Esta ferramenta essencial para a saúde mental, em momentos desafiadores ou não, deve fazer parte das nossas vidas e das vidas dos colaboradores. 

Mas, uma mudança pode gerar medo de não conseguir cumprir as expectativas da empresa e, por exemplo, serem demitidos. Essa é uma situação bastante frequente num mercado instável, como o atual. 

Além disso, situações da vida pessoal também afetam o desempenho no trabalho. Tudo isso junto pode aumentar os níveis de ansiedade e estresse, gerando transtornos mentais ou casos de Burnout.

Afastamentos, absenteísmo e presenteísmo custam caro para as empresas. Especialmente num processo de mudança organizacional. Além disso, o benefício psicoterapêutico também tem sido muito procurado pelos funcionários e candidatos. 

Ou seja, também é uma maneira de trabalhar o seu employer branding. E, num momento como esse, contratar as pessoas certas é fundamental!

A Vittude é uma empresa com a missão de democratizar o acesso à saúde mental. Para nós, ela é inegociável! 

Podemos te ajudar com soluções personalizáveis de saúde mental, pensando tanto nos colaboradores – como o subsídio à psicoterapia quanto na sua empresa – te ajudando a estruturar um programa de saúde mental.

Acreditamos que focar em psicoterapia sem mudar a cultura da organização e a sua sensibilização em relação ao bem-estar psicológico é perda de tempo. Por isso, não oferecemos soluções de prateleira. 

Veja como isso foi um diferencial para que a L’Oreál escolhesse a Vittude como sua parceira neste case de sucesso!

Carol Motta

Redatora sênior, especialista em SEO On Page, cientista social e com experiência em conteúdos de saúde e RH. Trabalha para viver num mundo em que as pessoas sejam mais saudáveis e as organizações, mais inclusivas.

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